طراحی داشبوردهای مدیریتی با توجه به نوع مخاطبان آنها همیشه از اهمیت ویژه ای برخوردار است. با پاسخ دادن به ۱۰ سوال کلیدی زیر می توان در نهایت به یک داشبورد گرافیکی هوش تجاری دست یافت. لازم به ذکر است که این ۱۰ مرحله به عنوان مراحل اصلی در طراحی مطرح می شوند و قاعدتا امکان اضافه نمودن مرحله و یا مراحل دیگر نیز به این موارد وجود خواهد داشت ولی با توجه به تجربیات و مطالعات صورت گرفته در واحد هوش تجاری شرکت توسعه فناوری اطلاعات آرتاراد، با طی نمودن این مراحل، با سرعت بیشتر و کیفیت بالاتری می توان به سمت محصول نهایی قدم برداشت.
مرحله ۱ : طرح سوال
برخی از سوالات مطرح شده در زمان شروع پروژه عبارتند از :
• شکل ظاهری داشبورد ها به چه صورت باشد؟
• استانداردها و معیار (metric) های مورد نیاز کدام ها هستند؟
• مناسب ترین شکل نمایش برای سطوح مختلف سازمان به چه نحوی است؟
• چه کسی از داشبورد استفاده می کند؟
با پاسخ دهی صحیح به این سوالات می توان اطمینان داشت که نقطه شروع پروژه نقطه صحیحی بوده و در صورت حفظ مسیر می توان به نتیجه پایانی امیدوار بود.
مرحله ۲ : انتخاب ابزار
می توان برای شروع از یک تخته وایت برد نیز استفاده کرد و بر روی آن اقدام به طراحی استانداردها و حتی شکل ظاهری داشبورد نمود. پس از آماده سازی طرح اولیه و اعمال نظرات مختلف بر روی آن می توان ابزار اصلی طراحی را انتخاب و شروع به طراحی و پیاده سازی عملی نمود.
مرحله ۳ : طراحی اولیه داشبورد
یک داشبورد تاثیر گذار باید شامل موارد زیر باشد:
• در یک صفحه تمام داشبورد قابل مشاهده باشد.( کاربر احتیاجی به استفاده از Scrollbar نداشته باشد.)
• داده ها را تا حد ممکن در زمان واقعی و بلادرنگ نشان دهد.
• ساده، راحت و با حداقل نوشته باشد.
• موجب حذف نیازمندی به گزارش های کاغذی شود.
مرحله ۴ : تعیین مخاطب
باید توجه داشته باشید که شناسایی مخاطب در طراحی داشبوردها امری بسیار مهم و ضروری است. اینکه محصول نهایی قرار است در کدام یک از رده های سازمان مورد استفاده قرار بگیرد و یا اینکه شخص استفاده کننده از آن دارای چه سمت و جایگاهی در سازمان است، می تواند نقش تعیین کننده ای در روش طراحی و انتخاب نشانه های داشبورد داشته باشد.
مرحله ۵ : توسعه متریک
مرحله بعد شناسایی و تعریف معیارهای اندازه گیری با توجه به نوع مخاطب می باشد. البته باید توجه داشت که نوع داده های قابل نمایش در هر داشبورد تعیین کننده معیارهای اندازه گیری در داشبورد می باشد، هر چند که نوع مخاطب نیز در تعیین آن بی تاثیر نیست.
انواع متریک
• سلامت
• مالی
• حجم تولید
• مقایسه استانداردها
• زمان بندی
• شکایات
• …
فراوانی و میزان جزئیات
• تولید روزانه
• هفتگی
• ماهانه
• سالانه
• خدمه
منظور از بحث فراوانی، دوره محاسبه متریک ها می باشد. این دوره ها می توانند بصورت زمان بندی و یا حجم تولید یک گروه از خدمه و یا حتی یک فرد خاص باشند. میتوان به این نکته نیز اشاره کرد که این واحد ها قابلیت تبدیل به یکدیگر را نیز دارند ( یک سال متشکل از ۱۲ ماه ، ۴۸ هفته و ۳۶۵ روز می باشد).
مرحله ۶ : تعیین سطوح داده
گام بعد تعیین سطح داده مورد نیاز برای نمایش در محصول نهایی می باشد. این مرحله یکی از اصلی ترین و زمان برترین مراحل در طراحی می تواند باشد. فرض کنید شما در حال طراحی یک داشبورد برای یک شرکت تولیدی هستید. این شرکت شامل ۴ واحد اصلی مجزا از هم می باشد که که هر واحد دارای محصولی مشخص و ساختار اداری جداگانه می باشد. بنابراین به هیچ وجه امکان مشاهده وضعیت فروش واحد یک برای واحد ۲ قابل قبول نخواهد بود و این قابلیت علاوه بر عدم سودمندی باعث بروز اختلافات در سازمان نیز خواهد شد. اگر توجه کرده باشید این مرحله تا حدودی در ارتباط با مرحله ۴ که همان مرحله تعیین مخاطب است می باشد. لذا توجه به اینکه هر داشبورد باید شامل چه داده هایی باشد و این داده ها تا چه حد باید شامل جزئیات باشند از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد.
مرحله ۷ : طراحی و مدیریت نحوه نمایش
در این مرحله نیاز است تا نحوه نمایش اطلاعات به کاربر نهایی تعیین شود. توجه داشته باشید که یکی از عوامل شکست در پروژه های این چنینی نحوه چیدمان و عدم رعایت تناسب لازم در انتخاب نشانه ها می باشد. در صورتی که داشبورد شما شامل تمام اطلاعات مفید برای کاربر نهایی باشد ولی کاربر نهایی نتواند با رابط گرافیکی آن ارتباط مناسبی برقرار کند پس از چندی کاربر ترجیح می دهد تا به سراغ یک ابزار جایگزین برود حتی اگر هزینه و وقت زیادی صرف طراحی و پیاده سازی این داشبورد شده باشد. این مسئله در سطوح بالای مدیریتی نمود بیشتری خواهد داشت. مدیران یک سازمان ترجیح می دهند تا با صرف کمترین میزان زمان و انرژی اطلاعات مورد نیاز خود را تنها با مشاهده و یا حداکثر چند کلیک ساده بدست آورند. مسئله دیگر در زمینه طراحی رعایت استانداردها می باشد. برای مثال در صورتی که شما برای اعلام وضعیت بحرانی در یک نمودار از رنگ قرمز استفاده می کنید لازم است تا این قاعده را در نمودارهای دیگر نیز رعایت فرمایید. همانطور که برقراری ارتباط با یک فرد چند شخصیتی سخت است برقراری ارتباط با یک سامانه که در مواقع یکسان رفتارهای متفاوتی از خود نشان می دهد نیز سخت و دشوار می باشد.
مرحله ۸ : تحویل داشبورد
طراحی داشبورد به پایان رسید. آیا پروژه پایان یافت؟
خیر.
در برخی مواقع راحت ترین مرحله، مرحله طراحی داشبورد می باشد. انتخاب روش تحویل و پیاده سازی داشبورد در سازمان یکی از مراحل پیچیده و دشوار در زمینه طراحی و پیاده سازی داشبوردها می باشد. توجه داشته باشید که عدم اتخاذ سیاست مناسب در زمینه پیاده سازی و تحویل می تواند منجر به شکت پروژه شما شود. گاهی لازم است تا داشبورد ها از سطوح بالای سازمان شروع به استفاه شوند و گاهی بالعکس٫ نحوه پیاده سازی و تحویل در سازمان ها مطمئنا درگیری فکری طراح نخواهد بود ولی طراح با توجه به تجربیات احتمالی خود در سازمان می تواند در نحوه اجرای این مرحله مشاوره های مناسبی را به تیم اجرایی سازمان بدهد.
مرحله ۹ : آموزش
یکی از دیگر مراحل طراحی و پیاده سازی مرحله آموزش است. این مرحله نیز مرحله مهمی در طراحی می باشد.
داشبورد طراحی شده توسط شما حتی اگر ساده ترین داشبورد طراحی شده در دنیا هم باشد، اجرای این مرحله قابل چشم پوشی نیست. اجرای این مرحله چندین ویژگی دارد:
۱- کاربر احساس می کند که در طول مسیر استفاده از داشبورد در صورت بروز هرگونه مشکل می تواند به شما مراجعه کند و این امر از نظر روانی تاثیری بسیار مثبتی بر روی وی خواهد داشت.
۲- با برگزاری یک جلسه حداقل ۱۵ دقیقه ای می توانید از تعداد سوالات آینده کاربران در زمینه استفاده از داشبورد به میزان قابل توجهی بکاهید.
۳- توجه داشته باشید که طراحان داشبوردها که خود شما نیز از همین دسته افراد هستید افرادی مسلط در زمینه نحوه استفاده از نرم افزارهای مختلف هستند و لزوما استفاده کننده گان داشبورد ها از این دسته افراد نمی باشند. پس هر چقدر هم داشبورد و محصول نهایی شما ساده و راحت باشد نیاز به آموزش وجود دارد.
۴- توجه داشته باشید که برگزاری جلسه آموزش حضوری بسیار موثر تر از ارائه جزوات کاغذی و یا الکترونیکی است.
۵- همیشه انسان در زمان آموزش متوجه ضعف ها و ایرادات خود و یا محصول خود می شود. پس یکی از روش های عیب یابی محصول نهایی می تواند آموزش باشد.
۶- …
مرحله ۱۰ : بازخورد
محصول تحویل شده، و سازمان در سطوح مختلف در حال استفاده از آن می باشد. به هیچ عنوان فکر نکنید که کار شما تمام شده است. از این مرحله به بعد شما می توانید حضور مجدد خود در سازمان را با رعایت چند نکته ساده تضمین نمایید. ارتباط خود را با کاربران سیستم حفظ کنید. به قول معروف یک محصول زمانی که در اختیار کاربر قرار می گیرد شروع به چکش کاری می شود. گاهی کاربر نظرات و پیشنهاداتی می دهدکه می تواند منجر به ارائه نسخه های بعدی یک سیستم شود و گاهی هم باعث برطرف شدن مشکلات آن. البته به این نکته توجه داشته باشید که یک طراح خوب پیاده کننده نیازهای منطقی کاربران است نه همه نیازهای وی.
البته باید گفت طراحی داشبوردهای مدیریتی هنوز تمام نشده است. بخش وسیعی از پیشنهادات و یا حتی شکایات کاربران در صورت پیاده سازی منجر به بروز همه چیز برای همه خواهد شد که مطمئنا می تواند منجر به شکست پروژه شما شود. بنابراین ارتباط خود با مشتری و یا کاربر را حفظ کنید و اقدام به پیاده سازی تقاضاهای صحیح و منطقی آنها با توجه به الویت های موجود، نمایید، در رابطه با درخواست های نادرست نیز از هنر خود برای توجیه، استفاده کنید.
