برنامه زمان بندی پروژه که در آن فعالیت های مختلف پروژه در انطباق با فهرست مقادیر و قیمت های آنها درج شده باشند، امکان بودجه بندی و کنترل های مالی و فیزیکی را به وجود می آورد. تعیین درصد پیشرفت مالی پروژه ها ساده است و از تقسیم عدد آخرین صورت وضعیت به مبلغ قرارداد به دست می آید ولی تعیین درصد پیشرفت فیزیکی برای کل پروژه ساده نیست. در هر مقطع زمانی نمی توان پیشرفت مالی یا فیزیکی را به تنهایی ملاک قرارداد چرا که در بسیاری از موارد بین این دو شاخص تفاوت زیادی وجود دارد. برای مثال در یک پروژه راهسازی به مدت سه ماه، دو ماه صرف عملیات خاکی با قیمت پایین و یک ماه صرف آسفالت با قیمت بالا می شود. علیرغم اینکه زحمت عملیات خاکی و زمانی که صرف آن خواهد شد زیادتر از عملیات اجرایی آسفالت است و در انتهای ماه دوم که این فعالیت تمام شده حدود 66 درصد از پیشرفت فیزیکی را نشان می دهد اما پیشرفت مالی ممکن است کمتر از 40 درصد باشد زیرا بهای عملیات خاکی در مقایسه با آسفالت کمتر است. اصولاً منحنی پیشرفت مالی برای تعیین نحوه تزریق پول به پروژه به کار میرود ولی منحنی پیشرفت فیزیکی در واقع نشان دهنده کار انجام شده است. با استفاده از منحنی پیشرفت فیزیکی می توان قضاوت صحیح تری را در زمینه پیشرفت پروژه انجام داد. دو منحنی نام برده شده برای پیشرفت فیزیکی و مالی باید با یکدیگر در یک نمودار نشان داده شوند و در هر زمان که پیشرفت بررسی می شود، در صدهای فیزیکی و مالی روی نمودارها مشخص شده و نتیجه گیری شود.
در اینجا شیوه های تعیین پیشرفت فیزیکی تعریف و مقایسه شده اند:
روش های محاسبه پیشرفت فیزیکی:
محاسبه درصد پیشرفت نیاز به تعریف یک عامل مشترک بین فعالیت های مختلف پروژه دارد. یعنی باید عامل مشترک را به نوعی به هر یک از فعالیت ها نسبت داد به گونه ای که سهم هر فعالیت از عدد تجمعی آن عامل در کل پروژه مشخص باشد. برای مثال در محاسبه پیشرفت مالی، هر فعالیت قیمتی دارد که نهایتاً با جمع قیمت تمامی فعالیت ها می توان به عدد قرارداد رسید و سهم هر فعالیت از پیشرفت مالی نسبت قیمت آن به عدد قرارداد می باشد. برای تعیین پیشرفت فیزیکی فعالیت های مختلف مثلاً بتن ریزی به سادگی می توان مقدار بتن ریزی تا زمان مورد نظر را به کل مقدار بتن ریزی، در پروژه تقسیم کرد و درصد پیشرفت را تعیین نمود. اما تعریف یک عامل مشترک برای فعالیت های مختلف جهت تعیین پیشرفت فیزیکی مشکل است. مثلاً در پروژه ای که 30 درصد پیشرفت در بتن ریزی، 80 درصد پیشرفت در عملیات خاکی و 10 درصد پیشرفت در آسفالت دارد، کل پیشرفت فیزیکی پروژه چقدر است؟ چگونه می توان به پیشرفت فیزیکی فعالیت های مختلف وزن داد و آنها را باهم ترکیب کرد؟ این کار به شیوه های متفاوتی ممکن است که چند نمونه متداول آن در این جا توضیح داده شده اند:
- روش زمانی: در این شیوه که اغلب نرم افزارهای رایانه ای نیز از آن تبعیت می کنند، مدت زمان هر فعالیت، عامل مشترک برای تعیین درصد پیشرفت فیزیکی خواهد بود. برای مثال اگر یک پروژه سه فعالیت A, B , C دارد که به ترتیب 20،50،10 روز طول می کشند سهم هر فعالیت از پیشرفت فیزیکی پروژه عبارت خواهد بود از 12.5، 62.5 و 25 درصد. در هر مقطع زمانی با محاسبه درصد پیشرفت برای هر فعالیت، می توان پیشرفت فیزیکی کل پروژه را محاسبه نمود.
- روش نیروی انسانی: در این شیوه تعداد نفر-روز هر فعالیت، سهم آن فعالیت را از پیشرفت کل نشان خواهد داد. در این شیوه باید برای هر فعالیت نیروی انسانی تعریف نمود. این شیوه زمانی به کار می رود که تنها عامل زمان برای نشان دادن وزن پیشرفت فیزیکی مناسب نباشد. ممکن است در بعضی فعالیت ها زمان، ارزش فیزیکی لازم برای آن فعالیت را نشان ندهد. برای مثال نقشه برداری در هر پروژه ساختمانی موردنیاز است و تقریباً در تمامی طول پروژه جریان دارد. اگر زمان به عنوان عامل محاسبه پیشرفت فیزیکی محسوب شود سهم نقشه برداری عدد بزرگی خواهد بود. این درحالی است که ممکن است تعداد نقشه برداری پروژه به دو یا سه محدود باشد و اگر از شیوه نفر- روز برای محاسبه وزن پیشرفت استفاده شود سهم نقشه برداری کم تر خواهد بود.
- روش ساده: در برخی پروژه های کشور با توافق بین کارفرما، مشاور و پیمانکار فرمول ساده زیر جهت محاسبه پیشرفت فیزیکی استفاده می شود: {(تجهیز کارگاه – مبلغ قرارداد) ( مصالح پای کار + تجهیز کارگاه) – مبلغ صورت وضعیت = پیشرفت فیزیکی} این فرمول برای محاسبه پیشرفت فیزیکی پروژه هایی که فعالیت های با مبنای مالی دارند، مناسب نیست. برای مثال فعالیت های تحویل زمین، تهیه نقشه، نقشه برداری و آزمایشات به دلیل آنکه مبنای مالی دارند در این محاسبات داخل نمی شوند در حالی که هر یک از این فعالیت ها در تعیین پیشرفت فیزیکی دخیل هستند.
- اعمال ضریب کاهش بر فعالیت های گران قیمت: در برخی پروژه ها (خصوصاً پروژه های تاسیساتی) بعضی از فعالیت ها مانند نصب تجهیزاتی چون ژنراتور، کولر گازی و ... دارای ارزش مالی بسیار زیادی هستند ولی برعکس زحمت نصب آنها بسیار کم است. در این گونه پروژه ها با توافق بین کارفرما، مشاور و پیمانکار، فعالیت های گرانقیمت و کم زحمت تعیین شده و وزن آنها در پیشرفت فیزیکی با توافق طرفین تا حد زحمت نصب آنها کاهش داده می شود. سپس رقم مالی فعالیت ها به نسبت این کاهش وزن داده می شود و پیشرفت فیزیکی بر اساس پیشرفت مالی فعالیت ها تعیین می شود.
- وزن دهی به فعالیت های مختلف با توافق طرفین: در برخی پروژه ها با توافق کارفرما، مشاور و پیمانکار به فعالیت های مختلف با توجه به بار مالی و یا اهمیت آنها بر اساس تجربه، وزنی داده می شود و محاسبه پیشرفت فیزیکی بر آن اساس انجام می پذیرد.
مقایسه روش ها:
روش واقعی بستگی به نوع پروژه دارد و نمی توان حکم کلی داد ولی به نظر می رسد که منطق عمومی روش زمانی قابل قبول تر باشد.
روش زمانی در صورت استفاده از نرم افزارهایی مانند primavera یا Microsoft Project که تقریباً در تمامی پروژه ها متداول می باشد، به سادگی قابل استفاده است. البته کاهش وزن فیزیکی فعالیت های گرانقیمت و کوتاه مدت باید مورد توجه قرارگیرد.
نتیجه گیری:
جهت بررسی برنامه زمان بندی و وضعیت پروژه از بابت جلو یا عقب بودن نسبت به برنامه اولیه، باید همواره هر دو پیشرفت مالی و فیزیکی را در نظر داشت و نمی توان تنها با یک عامل نسبت به وضعیت پروژه نظر داد.
برای محاسبه پیشرفت مالی از نسبت رقم آخرین صورت وضعیت ناخالص به رقم قرارداد استفاده می شود و برای محاسبه پیشرفت فیزیکی، به هر یک از فعالیت ها بر حسب یک عامل مناسب، وزن داده می شود و مقدار عامل صرف شده برای هر فعالیت درصد پیشرفت آن را نشان خواهد داد.
