کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره میگیرد :
۱- تعیین وضعیت واقعی پروژه .
۲- مقایسه وضعیت واقعی با برنامه .
۳- در نظر گرفت اقدام اصلاحی .
فنون مدیریت پروژه سوالات زیر را پاسخ می‌گویند :
چگونه می‌توان کارهای لازم برای اتمام موفقیت‌آمیز پروژه را تعریف کرد ؟
مدت زمان اجرای پروژه چقدر خواهد بود و چه هزینه‌ای در بر خواهد داشت ؟
چگونه می‌توان گروه مناسب کاری برای اجرای پروژه ایجاد نمود ؟
چه مقدار کار و وظایف را بر عهده یک نفر می‌توان گذاشت و چگونه می‌توان از اجرای آن اطمینان یافت ؟
چگونه می‌توان انگیزه کاری را در بین افراد یک گروه زنده نگه داشت ؟
چگونه باید با افزایش هزینه‌ها برخورد کرد ؟
آیا بودجه و هزینه تحت کنترل است ؟
در چه مواقعی و کجا ، پروژه در معرض شکست قرار میگیرد ؟
برای اطمینان از انجام به‌موقع کارها چه باید نمود ؟
آیا می‌توان تشخیص داد که پروژه واقعا بر روی برنامه حرکت می‌کند یا خیر ؟
●استانداردهای مدیریت پروژه کدامند ؟
●قوانین طلایی مدیریت پروژه کدامند ؟
این قوانین طلایی برمبنای تجربه سالیان مدیران مختلف پروژه‌های بزرگ و کوچک ، تهیه شده و صیقل خورده است ؛ اصول مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون بنا نهاده شده‌اند . توجه به این قوانین ، از مرحله آغازین پروژه تا انتهای آن ، نتایج بهتری را به بار خواهد نشاند .
▪قانون اول : باید به اجماعی بر روی اهداف و نتایج پروژه برسی !
اگر ندانید که قرار است چه چیز را به اتمام برسانید ، اگر ندانید چه چیزی باید تحویل شود ، بعید است که خروجی ارزشمندی ارائه دهید . پروژه‌ای که نتایج آن شفاف نیست محکوم به شکست است . اولین قدم در راه موفقیت پروژه ، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه است ؛ اهدافی که همه افراد مهم درگیر در پروژه روی آن اتفاق‌نظر داشته باشند . این تنها کافی نیست که شما بدانید چه کاری می‌خواهید انجام دهید ؛ افراد کلیدی ، حامیان پروژه و اعضای پروژه نیز باید به آنچه می‌خواهند انجام دهند ، معتقد باشند و آن را پذیرفته باشند .
▪قانون دوم : باید بهترین تیم پروژه‌ای را که می‌توانی ، بسازی !
گروهی از افراد ماهر ، شایسته و خوب سازماندهی‌شده ، لازمه موفقیت پروژه است . تشکیل تیم خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیر پروژه آغاز می‌شود ؛ در انتخاب افراد ، به خصوص در مورد پروژه‌های بدیع باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش از تجربه بها داد . افراد باید توان کار کردن در تیم را داشته باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست یابند . آنان باید حین کار تنها متوجه کار باشند و نه درگیریهای شخصی . گاهی لازم است افراد برای انجام درست کارشان آموزش ببینند . افراد باید بتوانند درطول مدت زمان اجرای پروژه با علاقه کار را دنبال کنند ؛ از این‌روست که مدیر پروژه باید راهکارهای لازم برای افزایش انگیزه اعضای تیم پروژه‌اش را بداند .
▪قانون سوم : برنامه‌ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن را بروز نگاه دار !
یک برنامه کامل مرکز موفقیت پروژه است . این سند ، محل ارتباط و فرماندهی کل نیروها ، منابع و زمان‌های پروژه است . بدون برنامه نمی‌توان یک تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری کرد . بی‌شک ساخت یک برنامه به تنهایی کافی نیست ، چرا که مدیر نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی کند ، از این‌روست که برنامه پروژه ، ممکن است بارها و بارها تغییر یابد . دلایل این تغییرات ، کشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه ، به مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم درگیر است . گاهی تغییر محدوده پروژه یا تغییرطرح نیز سبب نیاز به این اصلاحات می‌شوند .
▪قانون چهارم : میزان منابع موردنیاز ، انسان و تجهیرات را محاسبه کن !
بدون نفرات ، تجهیزات ، ابزار و سرمایه کافی ، هیچ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد . مدیر باید توانایی تامین منابع انسانی موردنیاز پروژه خود را داشته باشد ، در غیر این صورت باید اثرات ناشی از کمبود منابع را بررسی کرده، آنها را به اطلاع افراد کلیدی پروژه برساند . تامین منابع کافی برای یک پروژه ، یکی از سخت‌ترین وظایف مدیران پروژه‌ها در ایران است .
▪قانون پنجم : زمانبندی واقع‌بینانه‌ای تهیه کن !
بدون زمانبندی مناسب ، قبل از آنکه کاری انجام شده باشد ، به موعد تحویل می‌رسید ! مدیر می‌تواند با صرف هزینه بیشتر ، منابع ، انسان و ابزار بیشتری تامین کند ؛ اما زمان را نمی‌تواند به هیچ شکلی تهیه کند ! تقریبا اغلب مدیران ناموفق پروژه ، اعتبار خود را به دلیل رعایت نکردن زمان و تحویل ندادن به موقع نتایج از دست داده‌اند .
▪قانون ششم : سعی نکن بیش از آنچه قرار است انجام شود ، انجام دهی !
البته این به معنای آن نیست که مدیر کمتر از آنچه انتظار می‌رود ، تحویل دهد ؛ بلکه باید دقیقا چهارچوب‌های محدوده پروژه را در زمان ، کیفیت و هزینه رعایت کند . مدیر در ابتدا به تعریف دقیق محدوده پروژه پرداخته و آن را به تایید افراد کلیدی می‌رساند . پیش از آغاز هر پروژه‌ای ، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد ؛ کلیه افراد درگیر در پروژه باید نسبت به آنچه انجام می‌دهند اطلاعات کافی داشته باشند تا بتوانند به درستی وظایفشان را به انجام رسانند . طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین کلیه افراد درگیر ، یکی از وظایف مهم مدیر پروژه است .▪قانون هفتم : نقش افراد را به‌خاطر بسپار !
برخی مدیران پروژه در طول اجرای پروژه فراموش می‌کنند که اساسا پروژه برای مردم انجام می‌شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد . موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد ؛ برای آنکه مدیر پروژه موفقی باشید باید خود را مطابق نظر مردم و با اولویتهای آنان هماهنگ سازید . فراموش نکنید که مردم پروژه را مدیریت می‌کنند ، آنها قسمت اعظم کار را انجام می‌دهند و مردم هستند که از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می‌شوند .
اغلب پروژه‌ها برای مردم ، چه آنها که مستقیما در تیم ساخت پروژه درگیرند چه سایرین ، فشارهای عصبی ایجادمی‌کند ؛ چرا که گروهی از کارهای نو است که تاثیر نتایج آن بر زندگیشان هنوز مشخص نیست . بد نیست بدانید اگر نتایج پایانی پروژه به ضرر مردم باشد اغلب با شکست مواجه می‌شود !
▪قانون هشتم : حمایت مداوم مدیریت سازمان و افراد کلیدی را به دست آور !
لازم است مدیر پیش از آغاز کار حمایت افراد مهم درگیر پروژه را به دست آورد . مهارت کلامی و قدرت چانه‌زنی بالا اینجاست که خودنمایی می‌کند . این قانون مشابه قانون اول ، اما فراتر از آن است ؛ مدیر در اینجا نه تنها نظر مثبت ایشان را جلب‌می‌کند که آنها را راضی می‌کند گاهی از نفوذ یا قدرت خود برای پیشبرد کارهای پروژه استفاده نمایند .
▪قانون نهم : منتظر و مترصد تغییرات باش !
این قانون درکنار قانون سوم معنا دارد . پروژه همواره درمعرض تغییرات گوناگون است ؛ تغییرات محیطی ، تغییر نیازها ، تغییر روش و انبوه تغییرات دیگری که ممکن است برای پروژه رخ دهد . مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس از رخ‌دادن نسبت به آنها واکنش نشان‌دهد ؛ بهتر است مدیران بیاموزند که نسبت به تغییرات پیش‌دستی کنند ؛ مدیران موفق خود عامل ایجاد تغییرند .
تغییر یک اصل در دنیای پرشتاب امروز است . مقابله با تغییرات و اقدامات مناسب در قبال آنان هنر مدیر و برنامه‌ریزان پروژه را مشخص می‌نماید . چگونگی عمل آنها در قبال تغییرات و انعطاف‌پذیری برنامه ، پروژه را به‌سوی موفقیت یا شکست راهبری می‌کند . به یاد داشته باشید که جهت‌دهی تغییر ، مطابق امکانات تیم پروژه می‌تواند نجات‌دهنده مدیر و پروژه‌اش باشد ؛ اگر منتظر تغییر بمانید و آنگاه عکس‌العمل نشان دهید ، زمان زیادی را از دست خواهید داد . چشمان خود را برای مشاهده تغییرات بیش از پیش باز بگذارید !
▪قانون دهم : افراد را ازآنچه تاکنون انجام داده‌ای مطلع کن !
مدیر باید کلیه افراد مهم درگیر در پروژه را از پیشرفت ، مشکلات و تغییرات پروژه آگاه سازد . او باید از این قانون ساده پیروی کند : آگاه‌سازی افراد از همه چیز ! مهم‌ترین قانون در دنیای کار ، راست‌گویی و صداقت است . بهتر است در مواجه با مشکلات حقیقت را با افراد کلیدی در میان گذارید و از آنان در حل مشکلات راهنمایی و حمایت بخواهید .
▪قانون یازدهم : مبدع کارهای نو و روشهای نو باش !
پروژه یعنی کار نو ! ازآنجا که تقریبا تمام پروژه‌ها در نتایج ، تیم پروژه ، اهداف ، انتظارات و زمان متفاوتند باید مترصد استفاده از روشهای نو ، ابزار نو ، نرم‌افزارهای جدید ، افراد و متخصصین جدید بود . روشهایی که در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده‌اند ممکن است نتوانند راه‌گشای مشکلات حال شما باشند .
▪قانون دوازدهم : رهبر پروژه باش .
راهبری پروژه ، کار سختی است . رهبری افراد درمیان مسیری نو و ناآشنا به‌سوی اهداف نو بسیار مشکل است . رهبری هنری است که به شکل ذاتی در برخی وجود دارد ؛ تنها مطالعه کتب مدیریت کافی نیست . مدیریت تنها خواندن گزارش‌های نظارتی ، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمانهای لازم در قبال تغییرات ، نیست ؛ مدیریت ، فراتر از اینها ، در همراه بودن با تیم پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است .مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افکار مختلف را ، برای دستیابی به یک هدف واحد گردهم آورد و تا پایان پروژه در کنار یکدیگر نگاه دارد ؛ شاید تشکیل تیم آسان باشد ، اما مهم نگاهداری تیم تا پایان پروژه است .
درنگاه اول عمل به این قوانین مشکل به نظر می‌رسد ، اما موفقیت یا شکست پروژه در عمل به این موارد نهفته است . اساس دانش مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون طلایی ، پی‌ریزی شده است . توجه به این قوانین نشان می‌دهد که مدیریت پروژه ، همان مدیریت است که این‌بار بر مبنای پروژه ظهور کرده است . در نهایت کلیه تکنیک‌های مدیریت ، از یک سری اصول پیروی می‌کنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ویژگی‌های خاص پروژه‌هاست که می‌توان پروژه را به خوبی مدیریت نمود .
●مراحل انجام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟
مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه را می تون به شرح زیر تقسیم بندی نمود:
۱ - تحلیل پروژه
۱-۱- مروری بر اهداف و شرایط اجرایی پروژه
۱-۲- تفکیک پروژه و تهیه فهرست فعالیتها
۱-۳-بررسی روابط بین فعالیتها و تهیه فهرست آن
۱-۴- ترسیم شبکه پروژ
۲ - برآورد مدت ، هزینه و منابع اجرایی
۲-۱- برآورد حجم عملیات و منابع موردنیاز فعالیتها
۲-۲- برآورد مدت و اجرای فعالیتها
۲-۳- برآورد هزینه‌های غیر مستقیم پروژه
۲-۴- تهیه بودجه تفصیلی پروژه
۳ - زمانبندی پروژه
۳-۱- زمانبندی شبکه پروژه
۳-۲- تهیه جدول مشخصات پروژه
۳-۳- بررسی شرایط نامناسب جوی
۳-۴- بررسی سایر مسایل و مشکلات احتمالی
۴ - برنامه‌ریزی منابع و شناخت رابطه زمان-هزینه
۴-۱- برنامه‌ریزی و تخصیص منابع
۴-۲- بررسی رابطه زمان-هزینه
۴-۳- تاریخگذاری پروژه
۵ - تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه
۵-۱- صدور مجوز برای شروع پروژه
۵-۲- تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه
۵-۳- تامین منابع اجرایی پروژه
۶ - اجرای پروژه
۶-۱- هدایت و اجرای پروژه
۷ - ارزشیابی و نظارت پروژه
۷-۱- ارزشیابی پیشرفت اجرای فعالیتها
۷-۲- ارزشیابی هزینه‌های اجرایی
۷-۳- مقایسه نتایج بدست‌آمده با پیش‌بینی‌ها
۷-۴- به‌هنگام کردن پروژه
۷-۵- تهیه گزارش‌های مدیریتی
۸ - تصمیم‌گیری مدیریت
۸-۱- ارزشیابی پیشنهادها
وظایف مدیر کنترل پروژه
- تحلیل و ترسیم نیازها و خواسته های مورد نظر مشتری یا کارفرما به منظور ایجاد زبان مشترک بین تمامی ذی نفعان پروژه و امکان توافق بر روی نتایج و دستاوردهای انجام پروژه
- توافق در خصوص زمانبندی ها، هزینه ها و منابع مورد نیاز بر اساس طرح اولیه
- شکستن پروژه به مراحل مختلف و تهیه طرح و برنامه زمانبندی دقیق برای رسیدن به اهداف هر مرحله
- انتخاب و هدایت تیم پروژه
- مذاکره با پیمانکاران و تامین کنندگان مواد و خدمات
- اطمینان یافتن از انجام به موقع هر مرحله از پروژه و مطابق با بودجه و استانداردهای کیفیت بودن آن
- گزارش مرتب پیشرفت پروژه به مدیران ارشد یا مشتری
- مدیریت ریسک برای جلوگیری از تاخیر در پروژه
